En una economía cuya única certidumbre es la incertidumbre, la mejor fuente para obtener ventajas competitivas duraderas es el conocimiento. […] sólo alcanzarán el éxito las empresas que de un modo consciente crean nuevo conocimiento, lo difunden por toda la empresa y lo incorporan rápidamente a las nuevas tecnologías y productos.
I. Nonaka (1991). The knowledge-creating company. Harvard –Bussines Review, 97.



1. Explicación de las causas que han motivado este proyecto


La expansión anual de la empresa Integration Services, S. A hacia un número mayor de sectores y el cambio constante de la actividad y las relaciones económicas provoca una merma en la eficiencia de sus trabajadores por lo que el departamento de formación de la empresa decide implantar un sistema formativo con uso intensivo de tecnología (e-learning) para la capacitación de sus personal. Su finalidad es la de actualizar los conocimientos que reciben los trabajadores, en especial los técnicos de servicio, reduciendo, si es posible, el impacto económico de la acción.
El modelo organizativo se fundamentará en la implantación de las bases para que el resultado de la formación tenga un impacto directo en los resultados esperados por la empresa. Para ello se deberá garantizar que la información institucional circula adecuadamente, que se dispone de las medidas adecuadas para garantizar la consecución de los objetivos y que existen sistemas de control y de evaluación para medir el impacto de la formación.
El objetivo es implantar una plataforma tecnológica que permita diseñar un programa de formación para actualizar y renovar conocimientos del sector sobre el mercado, adquirir y ejercitar la aplicación de instrumentos de análisis económico y acumular experiencias individuales o grupales para poder difundirlas y compartirlas.

Destacar que la empresa adquirió equipos informáticos y de telecomunicaciones y software especializado para la gestión de la información para la toma de decisiones, para la gestión de procesos y el intercambio de información y para las relaciones con clientes y proveedores. Estos equipos y software servirán fundamentalmente para gestionar y utilizar la plataforma de e-learning específicamente diseñada para la empresa, y que permita a los trabajadores acceder a formación específica, actualizada e inmediatamente aplicable.


2. Definición del contenido del programa


El proyecto consiste en la elaboración de un programa de formación virtual en una plataforma de e-learning. Con este programa se creará un aula virtual para implementar los programas de formación interna que se venían haciendo regularmente de forma presencial, así como para facilitar la comunicación y el intercambio de información entre los trabajadores. Para poder implementar el programa ha de llevarse a cabo un estudio para los próximos cinco años. En este estudio se analizará si los objetivos del programa son coherentes con la línea estratégica de la empresa y contendrá informes sobre las inversiones presupuestadas, los costes que conlleva y los resultados que se espera conseguir con el programa.

En vista de que la producción formativa es en apariencia intangible y además diversa, la producción formativa tiene como uno de sus factores principales que, en nuestro caso, Integration Services sea capaz de desarrollar procesos de: Transferencia – producción y consumo de conocimiento, tomando como base las necesidades que se tengan o se vayan generando.Las tablas de inversión y de gastos que se comentan a continuación, explican los factores económico-financieros que representará para Integration Services el uso de una plataforma de e.learning para alcanzar sus objetivos estratégicos y tácticos que le permitan crecer como empresa.


3. Determinación de la coherencia de la propuesta con la política estratégica de la empresa.


Para poder analizar la coherencia de la propuesta con la política estratégica, es imprescindible tener en cuenta los objetivos estratégicos marcados para los próximos cinco años, tal y como aparecen en la siguiente tabla:

Factores clave
Objetivos estratégicos
Servicios
Recursos Humanos
Gestión
Mejora de la eficiencia productiva de los trabajadores
X


Consolidación de la presencia en nuevos sectores
X


Mejora de las competencias específicas de los trabajadores técnicos

X

Ampliación de la plantilla

X

Control de costes de la actividad


X
Mejora de la rentabilidad de las inversiones a partir de la expansión de la actividad


X
Incrementar y mejorar la eficiencia de los usos de las TIC en los distintos procesos de negocio
X
X
X

A continuación se detalla cómo la implantación de una plataforma de aprendizaje y comunicación mediante TIC puede responder a estos objetivos:
a) Mejora de la eficiencia productiva de los trabajadores
La plataforma de formación permitirá a los trabajadores de la empresa adquirir de manera rápida, efectiva y actualizada, nuevos conocimientos respecto a la situación del mercado, a las estrategias, así como controlar y emplear punteras herramientas de análisis y gestión. Además, esta plataforma optimizará los flujos de comunicación internos, permitiendo que los trabajadores compartan de manera más eficiente información, métodos y experiencias aplicables a diversos sectores.
b) Consolidación de la presencia en nuevos sectores
Esta acumulación de nuevas destrezas de gestión y análisis, y de conocimientos y experiencias compartidos, tiene como finalidad a medio plazo facilitar la ampliación de los sectores de implantación de la empresa; este proceso de consolidación en nuevos sectores sería mucho más complicado y costoso sin una plataforma específica de e-learning­ que permita formar a los trabajadores en las especificidades de estos nuevos sectores; que ponga a su disposición herramientas de análisis y gestión innovadoras y eficientes; y que permita el intercambio rápido y colaborativo de información y experiencias.
c) Mejora de las competencias específicas de los trabajadores técnicos
La finalidad específica principal de la plataforma de e-learning­ es poner a disposición de la empresa herramientas de formación que puedan emplearse para formar a los trabajadores en las competencias específicas necesarias para afrontar la implantación de nuevos mercados, y nuevas técnicas comerciales o de gestión. Por supuesto, esta plataforma de e-learning será versátil y permitirá la inclusión de diversos tipos de cursos o conocimientos.
d) Ampliación de la plantilla
La ampliación de la plantilla no es obviamente algo que se consiga de manera directa con la implantación de una plataforma de e-learning; sin embargo, la mejora de la eficiencia en el trabajo y en el flujo de información permitirá ampliar la actividad a nuevos sectores, lo cual a su vez se traducirá en una mayor facturación, que a su vez permitirá una ampliación de la plantilla. Por otra parte, los periodos de formación de las nuevas incorporaciones a la plantilla se reducirán sustancialmente gracias a la plataforma online.
e) Control de costes de la actividad
La implantación de la plataforma de e-learning permitirá implantar nuevas herramientas de gestión y formar a los trabajadores en su uso, de modo que se optimice la gestión de los costes de la actividad. Por otra parte, la implantación de la plataforma, aunque a corto plazo suponga una fuerte inversión, a medio y largo plazo supondrá una reducción de los costes en acciones de formación y de intercambio de información que hasta este momento se venían haciendo de manera descentralizada, descoordinada e informal.
f) Mejora de la rentabilidad de las inversiones a partir de la expansión de la actividad
Como se ha apuntado en el apartado anterior, la implantación de la plataforma exige una importante inversión inicial, tanto para el desarrollo y personalización de la tecnología, como para la creación de los materiales de formación específico; sin embargo, esta inversión inicial tiene una alta rentabilidad en el tiempo, ya que puede ser replicada y reiterada (con actualizaciones y ajustes) y es fácilmente escalable, es decir, puede asumir con facilidad cantidades crecientes de usuarios y de información. De este modo, cuando a medio plazo se produzca la ampliación de mercado y de plantilla, la plataforma diseñada será capaz de absorberlos, resultando así altamente rentable a medio y largo plazo.
g) Incrementar y mejorar la eficiencia de los usos de las TIC en los distintos procesos de negocio
Es evidente que la implantación de una plataforma de e-learning, empleada por todos los trabajadores de la empresa, supondrá el desarrollo no solo de las destrezas y técnicas específicas que se pretenda transmitir mediante los cursos online, sino también de diversas destrezas transversales relacionadas con las TIC (herramientas, técnicas, modos de comunicación y gestión…). Además, la plataforma de e-learning puede servir para crear dinámicas de trabajo colaborativo aplicables posteriormente a otros aspectos de la gestión y de la actividad empresarial.







4. Presupuestos de Inversión



Tabla de Inversiones`Previstas

Inversiones
Año 0
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5







Consultoría y desarrollo e-learning
40.000 €





Personalización plataforma
12.000 €





Confección de cursos (creación y virtualización)
157.300 €
0 €











Equipos para procesos de información (ordenadores)
7.500 €

1.500 €

7.500 €

Mobiliario (mesas, sillas, etc.)
3.000 €

1.000 €

1.000 €















Total
219.800 €
0 €
2.500 €
0 €
8.500 €
0 €







Acumulado
219.800 €
219.800 €
222.300 €
222.300 €
230.800 €
230.800 €

Es lógico que la inversión inicial sea grande porque los tres apartados señalados: consultoría y desarrollo de e-learning, personalización de plataforma y Confección de cursos (creación y virtualización) se supone sean de fácil reproducción y re utilización.

Debe considerarse primero que el proyecto significará la producción de Bienes de información, los cuales tienen las siguientes características:
Son costosos, pero baratos de reproducir. Esto significa que tendrán costes fijos elevados, pero costes marginales reducidos, que tienden a cero. Además. los costos variables de reproducción son reducidos.
Igualmente, estos bienes de Información se consideran bienes de experiencia. En otras palabras, su valor de uso se determina luego de que han sido probados, usados. El precio de este bien no se mide solamente por su costo, sino que a ello se le debe sumar la forma como éste es valorado por el consumidor. Tomando en cuenta lo anterior, podemos determinar que la presupuestación es correcta, tomando como argumentos, las siguientes consideraciones sobre las partidas de consultoría y desarrollo, personalización de la plataforma y Confección de cursos:

Partida consultoría y desarrollo como un “bien de experiencia. Se justifica porque solicitaríamos una plataforma que pudiera ser personalizada por un administrador de sitio que formara parte de Integration Services. Esto se haría de esta forma debido a que la empresa no puede conocer a priori los resultados de una acción formativa. Es decir, no puede saber si la contratación de una plataforma para la gestión de Wikis será la adecuada para lo que se busca, por lo tanto, como no se conocen los resultados de la acción formativa, es necesario una plataforma que permita el desarrollo de diversas herramientas, controladas por un administrador de la empresa. Al administrar el sitio, la inversión en los años posteriores puede ser inexistentes, dado que la empresa controlaría los aspectos que requieran algunas modificaciones, así como los cursos y talleres que pudieran necesitar transformarse o modificarse. Estamos hablando de una plataforma que permita la utilización de plantillas cuyas interfaces puedan ser modificables para incrustar textos, formularios, wikis, grupos de trabajo, video, foros, etcétera. Estamos hablando que será un sistema de gestión de contenidos que podrá tener una vida duradera de por lo menos 5 años.
Partida Personalización de la plataforma: Estamos hablando de un bien de experiencia, cuyos beneficios son intangibles en un primer momento, por lo tanto requerimos vincularlo a a indicadores de calidad. El nivel de estos indicadores podremos conocerlo luego de la experiencia. Así, puede presentarse el caso de que un curso de capacitación que implementemos deba ser modificado con el tiempo, para que los indicadores que estamos buscando puedan ser cada vez más favorables. De esta forma, la inversión se justifica porque el desarrollo que adquiriremos implicará la administración del sitio por parte de Integration Services. Es decir que el personal de la empresa, una vez desarrollada la plataforma, la personalizarla y adaptará a las necesidades que se tengan, desde la interfaz y lo visual, hasta la integración de cursos y módulos, y la asignación de nombres de usuario y contraseña para los docentes, consultores y alumnos, estableciendo diferentes niveles de perfil para la administración del sitio. Incluso para dar de alta micrositios personalizables, así como la portada.

Por ejemplo, un administrador general que podrá editarlo todo, un docente que sólo podrá editar los módulos de sus cursos subiendo fotos y textos de acuerdo a políticas establecidas por el administrador general del sitio, o los mismos alumnos, que podrán subir tareas, participar en foros, etcétera, pero no personalizar otros aspectos de la plataforma. Esta forma garantiza que la inversión sea nula en los años siguientes, y que la plataforma puede transformarse de acuerdo a las necesidades y cambios que vayan presentándose.

Partida Confección de cursos (creación y virtualización): Es un bien de información mediante el cual dotamos de mayor valor productivo al usuario (el estudiante de la plataforma, que mejora sus habilidades, conocimientos y competencias. Si estos indicadores se alcanzaron, lo conoceremos con las primeras experiencias de formación. El conocimiento que se codifique en la plataforma, su calidad, deberá verse reflejada en indicadores que sean congruentes con los objetivos estratégicos y tácticos. Por ello, la plataforma iniciaría impartiendo cursos encaminados a lograr la consecución de esos objetivos y su éxito se medirá en base a indicadores. Por ello, como bien de información codificará conocimiento, lo digitalizará, transformará para incidir en las áreas que Integration Services ha detectado que requiere mejoras, además de cursos sobre temas específicos relacionados con las inversiones en áreas de oportunidad que la empresa está estudiando atacar, pero también, y principalmente en áreas de actualización y adquisición de competencias transversales que pueden consolidar y mejorar la fuerza laboral, con el propósito . Estos cursos pueden ser re utilizados (y mejorados) sin inversión alguna adicional.

5. Presupuesto de costes









6. Estimación de beneficios





Presupuesto de inversiones
Inversiones
Coste
Vida útil
Amortización anual
Consultoría y desarrollo del e-learning
40.000
5
8.000
Personalización plataforma
12.000
5
2.400
Confección de cursos (creación y virtualización)
157.300
5
31.460
Equipos para procesos de información (ordenadores)
16.500
5
3.300
Mobiliario (mesas, sillas, etc.)
5.000
5
1000
Total
230.800

46.160



7. Contribución del proyecto a la consecución de los objetivos tácticos de las distintas direcciones





Objetivos tácticos por área en referencia al proyecto de la plataforma del e-learning con indicadores

Sección de la empresa
Objetivo estratégico
Objetivo táctico
Contribución
Indicadores
Dirección de servicios

Variable de Control: Beneficios

Responsable de la generación de ingresos y de la asignación y uso eficiente de los factores de producción (materiales, recursos humanos, etc.)
Mejora de la eficiencia productiva de los trabajadores

Incrementar y mejorar la eficiencia de los usos de las TIC en los distintos procesos de negocio
Incremento de la productividad

Reducción de los costes laborales

Uso de nuevas aplicaciones informáticas
Incremento de la capacidad de manejo de las tecnologías digitales por parte de los trabajadores
Adaptación de los procesos en coherencia con el uso de la tecnología
Incremento de las tasas que relacionan productividad y usos de las TIC
Puede haber una productividad mayor si los cursos corresponden directamente a las necesidades de la empresa

Se pueden modificar ciertos procesos gracias a la intervención de las tecnologías
Incremento de la venta de servicios

Diversificación de la venta de servicios


Reducción de tiempo en procesos productivos

Aumento de la plusvalía
Dirección de Administración y finanzas

Variable de Control: Centro de inversión y gestión financiera

Responsable de la optimización en la obtención de recursos financieros y de la selección de inversiones en función de su rentabilidad
Consolidación de la empresa en nuevos sectores


Control de costes de la actividad

Mejora de la rentabilidad de las inversiones a partir de la expansión de la actividad
Mantenimiento de los ingresos derivados de las ventas a clientes de nuevos sectores

Reducción de los costes totales

Control del volumen de inversión

incremento de las tasas que relacionan productividad y beneficio con inversión
En esta parte podría resultar clave, porque implicaría una variación de un negocio ya existente en la empresa, hacia un sector derivativo, lo cual implicaría capacitación permanente
Generación de inversiones rentables en nuevos sectores

Incremento de los ingresos

Generación de nuevas áreas/subdirecciones

Reducción de los egresos

Reducción de costos








Sección de la empresa
Objetivo estratégico
Objetivo táctico
Contribución
Indicadores
Dirección de recursos humanos

Variable de Control: costes

El director de recursos humanos es responsable de la dotación de trabajadores, de la mejora de su capacitación y rendimiento y de la política de progresión profesional
Mejora las competencias específicas de los trabajadores técnicos

Ampliación de la plantilla
Incremento de la productividad del trabajo


Mejora de la calidad del servicio

Selección de nuevos trabajadores técnicos para la dirección de servicios
Innovando en procesos y metodologías


Transformando estándares

Generando nuevos estándares
Incremento de número de trabajadores especializados por área

Número de trabajadores con certificados de competencias adquiridas (complementarias a su manual de funciones. Ejemplo: ayudante de control de calidad con certificado de informática)

Generación de puestos de trabajo con nuevos perfiles profesionales

Reducción de costos
Área de control de gestión

Variable de Control: costes

garantizar la correcta implantación y funcionamiento del sistema de control y, por medio de la coordinación de objetivos de los distintos centros de responsabilidad, la consecución de los resultados de la actividad empresarial
Comparte todos
Comparte todos
Comparte todo
Todos los indicadores


8. Implicaciones económicas del proyecto

En vista de que la producción formativa es en apariencia intangible y además diversa, la producción formativa tiene como uno de sus factores principales que, en nuestro caso, Integration Services sea capaz de desarrollar procesos de: Transferencia – producción y consumo de conocimiento, tomando como base las necesidades que se tengan o se vayan generando.

Los factores productivos que se ven reflejados en los gastos de la plataforma que se plantea para Integration Services son de dos tipos:

Factores asociados al usuario de la formación: sus capacidades y habilidades, el entorno cultural de la empresa y el general, su edad y la relación que el usuario mantiene con la formación que va a recibir. En el caso de Integration Services, prepararlo, consolidarlo en áreas que busquen el alcance de los objetivos estratégicos y tácticos planteados por la dirección general.
Factores asociados a la institución que ofrece la formación:
  • Capital TIC (infraestructura de tecnologías de la información y la comunicación) que son bienes infraestructurales materiales y
  • Bienes de infraestructura inmateriales (aplicaciones informáticas)
De estos dos factores se derivan beneficios en dos sentidos
1. Generando ingresos directos a través de
a. la mejora de la productividad
b. la ampliación de mercado
c. la reducción de costes en aspectos como gestión o comunicación interna, que pueden pasar a hacerse a través de la plataforma
2. La recepción de subvenciones institucionales de diverso nivel por fomentar la formación continua.

Además, cabe la posibilidad de ofrecer servicios de formación a terceras empresas en aspectos de gestión, comunicación interna o internacionalización, por ejemplo. Y es que los
bienes infraestructurales materiales representan gastos fijos pero son inversiones transversales que ayudan a la formación y la gestión, además de generar una economía de red: aumento del valor de uso de las TIC originado por el incremento del número de usuarios. Esto permite efectuar una rápida amortización de las inversiones y una tasa de rotación elevada de las renovaciones infraestructurales.

Los beneficios del Capital TIC y los Bienes de Infraestructura inmaterial de la plataforma de Integration Services pueden estimarse mediante la siguiente tabla:

Concepto
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
Mejora productividad





Ampliación de mercado





Reducción de costes en gestión y comunicación





Servicios de formación





Subvenciones





Total beneficios
746459
808675
900500
968700
1258700

Con esta estimación de beneficios obtenemos las siguientes implicaciones económicas:

Ingresos
Gastos

Flujo de caja


-2173862
Año 1
746459
339928
406531
Año 2
808675
370520
438155
Año 3
900500
412683
487817
Año 4
968700
414784
553916
Año 5
1258700
416947
841753
Total
4683034
1954862





Tipo interes
1%


TIR estimado
10%



VAN: 460.235,07 ( Nota: Cuando el VAN toma un valor negativo para un tipo determinado de interés significa que es más rentable para el inversor colocar su dinero a ese tipo de interés que dejarlo en el proyecto).
TIR: 7% (Nota: Una inversión es aconsejable si la TIR resultante es igual o superior a la tasa exigida por el inversor, y entre varias alternativas, la más conveniente será aquella que ofrezca una TIR mayor)
Efecto escala
A=(Ingreso1-ingreso0)/(coste1-coste0)
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
2,1959
2,0337
1,8489
32,4607
134,0730

La variación es mayor que uno. En este caso, el Efecto de Escala obtiene, a través de la diversificación de los componentes de los productos, mejores resultados en la producción conjunta de productos que en su producción individualizada. Implica Costes Fijos pero Costes Marginales (costes de la producción de una unidad adicional de un bien o un servicio) reducidos y Costes Variables medios decrecientes.

Efecto capacidad
C=(ingreso1-ingreso0)/(costes fijos1-costes fijos0)
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
6,220491667
3,01438285
1,086853402
54,35506901
41,60887656

La variación es mayor que uno. En este efecto de capacidad los recursos formativos de la plataforma tienen el atributo de la multiproducción y de no rivalidad con complementariedad de usos de las tecnologías digitales, lo cual hace posible que haya incremento del volumen de la actividad (mayor número de alumnos sin que se requiera mayor infraestructura) sin que ello implique una mayor infraestructura.

Efecto flexibilidad
Estudia la variación de los costes totales asociados a las TIC con los costes variables

Costes totales
Costes variables
Razón
Año 1
339928
219928
0,646984067
Año 2
370520
268540
0,724765195
Año 3
412683
308664
0,747944548
Año 4
414784
308664
0,744155994
Año 5
416947
308664
0,740295529
¿A medida que aumentan los costes asociados a las tecnologías digitales se produce un incremento en los costes variables? Comentar
Comentario: La plataforma de e-learning de Integration Services tendrá la posibilidad de flexibilizarse (personalizarse) para generar una estructura de producción que abarque fácilmente los perfiles de los usuarios (en este caso los trabajadores a capacitar) y también que los docentes o capacitadores puedan adaptar a las diversas necesidades de formación las aplicaciones de la plataforma. Este proceso de flexibilización es el que incrementa los costes variables porque se externalizan algunas actividades del proceso de producción de formación. Así por ejemplo, mientras Integration Services implemente mayores cursos o aulas para la formación en línea, ello implicará la creación de otros costos que impactan en diversas direcciones: mayor uso de la luz, generación de papeleo extra, generación y adminsitración de bases de datos, más trabajo en la dirección de recursos humanos, etc. De ahí que a mayores costos totales en tecnología, se incrementen los gastos variables.

Efecto de transversalidad: Este efecto implicaría que la plataforma de Integration Services pudiera tener diversos usos para las estrategias de capacitación en congruencia con los objetivos estratégicos y que determinadas formaciones pudieran atravesar las necesidades específicas derivadas de varios de los objetivos. Por ejemplo, la adquisición de habilidades de ofimática puede ser de utilidad para las secretarias de la Dirección de Servicios, como para las secretarias de la Dirección de Administración, lo cual estaría en congruencia con los objetivos estratégicos de la mejora producitva de los trabajadores. No obstante, esto implica crecimiento de los Costes Indirectos Medios.

Bienes de infraestructura inmateriales (aplicaciones informáticas). Son elementos primordiales que implican
  • Capital intangible (la inversión en las aplicaciones que serán necesarias y complementarias a la plataforma, además de la inversión en tiempo y recursos humanos para el diseño de metodológicas y para la organización de los procesos formativos en la plataforma. Implica inversiones en lo académico, lo organizativo y en el desarrollo tecnológico.

  • Recursos didácticos (para el aprendizaje, resultado de la aplicación productiva y de conocimientos académicos, editoriales, metodológicos y tecnológicos). Es la transformación del conocimiento tácito en un conocimiento observable. En el caso de Integration Services, y retomando el ejemplo de las secretarias, el uso oefectivo del Outlook para el correo institucional que innove en los procesos administrativos para mejorar el servicio. Estos recursos didácticos son bienes de carácter intelectual.

  • Inversión en innovación tecnológica y de metodología. La plataforma de e-learning tiene el propósito de alcanzar los objetivos estratégicos innovando aspectos de los procesos que se llevan a cabo, lo cual implica no solamente la adquisición de la plataforma en sí, sino también la implementación de metodologías y formas de organización nuevas o complementarias a las ya existentes.
    Inversión destinada a la capacitación de los trabajadores.En este aspecto, la inversión incrementa los costes fijos pero es una inversión que se justifica en cuanto a la potencialidad del círculo virtuoso en el que estará insertada: TIC-innovación-formación.

Aquí debe remarcase el Factor humano (personal cualificado en términos de competencias de las TIC y capacidades para la aplicación de las tecnologías digitales en el desarrollo y mejora de sus tareas), pues la acción de este factor con la plataforma de Integration Services para capitalizar la potencialidad de la formación para innovar y con ello alcanzar los objetivos estratégicos planteados por la empresa , implicarán dos efectos económicos: El Coste Fijo en capacitación puede disminuirse debido las características de flexibilidad y de red que tendrá la plataforma de Integration Services.
Debe tomarse en cuenta que algunos de los costes de las TIC no son imputables específicamente a la formación que se llevará a cabo mediante la plataforma, como podría ser la luz, el teléfono, etcétera.